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Gerenciar processos contratuais com eficiência ajuda a economizar tempo, além de reduzir falhas e oferecer maior previsibilidade aos gastos e receitas corporativas. Mas, como garantir uma boa gestão de contratos quando se lida com um grande volume desses documentos na empresa? Como resposta a esse cenário, muitos gestores têm recorrido ao CLM (Contract Lifecycle Management).
Por meio dele, é possível conectar a gestão de contratos ao setor de atendimento e cobranças, diminuindo riscos e gerando outras melhorias significativas para o negócio.
Continue sua leitura e veja agora mais detalhes sobre o que é o CLM, suas etapas e os benefícios que essa tecnologia pode oferecer para sua empresa.
O que é Contract Lifecycle Management (CLM)?
CLM é a sigla para Contract Lifecycle Management ou Ciclo de Vida do Contrato, em português. Basicamente, o CLM corresponde a um conjunto de práticas dedicada à gestão das etapas de formalização e manutenção de contratos.
Segundo mostram pesquisas recentes, cerca de 90% dos líderes sentem dificuldade no gerenciamento de contratos com suas equipes. Com o CLM, é possível otimizar o processo de execução e controle dos contratos da empresa, garantindo melhorias significativas ao longo de toda a cadeia de fornecimento de contratos.
Etapas do Contract Lifecycle Management
Os softwares de CLM auxiliam as empresas nas principais etapas relacionadas à gestão de contratos. O que inclui:
Solicitação
Uma boa gestão de contratos envolve saber lidar com o fluxo de requerimentos desses documentos na empresa. Com as ferramentas de CLM, é possível padronizar esse fluxo e direcioná-los aos setores responsáveis com simplicidade e segurança.
Elaboração
Após o recebimento da solicitação de demanda, a etapa seguinte envolve a criação do contrato. O uso de softwares de CLM nessa etapa permite a elaboração desse documento de forma automatizada.
Para isso, o sistema monta o contrato com base em regras e dados pré-definidos, tornando as operações mais rápidas, escaláveis e com menos falhas.
Revisão e aprovação
A etapa de revisão e aprovação do contrato deve ser feita para alinhar todas as cláusulas aos objetivos comerciais da empresa.
Nessa etapa, o CLM contribui fazendo uma análise inteligente do documento, garantindo uma melhor aplicação e cumprimento dos termos acordados. Assim, o processo de revisão e aprovação dos contratos é feito com mais agilidade, levando mais fluidez e segurança a essa etapa do processo.
Assinatura
A assinatura representa o momento onde o acordo feito em contrato será finalmente selado entre as partes envolvidas. Até pouco tempo representava um ponto sensível, pois somente era feita presencialmente.
Mas, atualmente, graças a soluções como CLM, é possível orquestrar o processo de assinatura de forma digitalizada. Isso porque ela traz consigo tecnologias que são facilmente integradas com os principais provedores de assinatura digital e eletrônica.
Além disso, seus recursos também viabilizam um maior controle de todo o processo de assinatura de contratos em ambiente 100% digital.
Gestão das obrigações
Depois que o contrato é assinado, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato segue com a etapa de gestão das obrigações. O que envolve não só o armazenamento desse documento, mas também o controle sobre o cumprimento dos termos, riscos pós-execução e outros aspectos como renovações.
Nessa etapa, as funcionalidades do sistema CLM ajudam a garantir uma boa gestão de obrigações. Seja extraindo metadados e fornecendo insights que otimizam a gestão dos termos contratuais. Ou mesmo simplificando o acesso a esses documentos com segurança e até emitindo alertas para um acompanhamento mais preciso sobre possíveis renovações de contratos.
Principais benefícios do Contract Lifecycle Management para sua empresa
Com a solução CLM adequada operando a frente da gestão de contratos, sua empresa consegue obter entre outros benefícios:
- Workflow mais simplificado e intuitivo;
- Melhoria no cumprimento das regras de compliance;
- Redução dos prejuízos diretamente envolvidos com a gestão de contratos;
- Mais agilidade nas etapas de elaboração e fechamento de contratos;
- Maior eficiência no gerenciamento de KPIs.
Os contratos certamente compõem um dos pilares mais importantes para o desenvolvimento de qualquer negócio. Por isso, implementar softwares de CLM nesse tipo de operação significa um ganho de eficiência e economia na gestão desses ativos. E, portanto, é algo que todo gestor precisa considerar.
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